Datenschutzinformation gemäß Art. 13 und 14 DS-GVO

 

Mit folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns im Zusammenhang mit der Anfertigung und Veröffentlichung von Foto- bzw. Videoaufnahmen sowie über Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht geben.

ZWECKE UND RECHTSGRUNDLAGEN DER VERARBEITUNG 

Wir verarbeiten personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), sofern diese für eine Vertragsbegründung, -durchführung, -erfüllung sowie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind. Soweit zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses oder im Rahmen der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen personenbezogene Daten erforderlich sind, ist eine Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO rechtmäßig.

Wird uns eine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt (z. B. Weitergabe an Dritte, Werbung und Marketing), ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis der Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Überdies fragen wir – zusätzlich zu der nachfolgend erläuterten gesetzlichen Erlaubnis – immer dann nach Ihrem Einverständnis, wenn uns dies mit verhältnismäßigem Aufwand möglich ist. Dies ist bei großen Veranstaltungen leider nicht immer möglich.

Sofern erforderlich und gesetzlich zulässig, verarbeiten wir  Daten über die eigentlichen Vertragszwecke hinaus zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Darüber hinaus erfolgt eine Verarbeitung ggf. zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten sowie zur Abwehr und Geltendmachung von Rechtsansprüchen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Gegebenenfalls werden wir  unter Angabe des berechtigten Interesses gesondert informieren, soweit dies gesetzlich vorgegeben ist.

Erstellte Bild-, Ton- und Film-Daten dienen z. B. als Dokumentations-, Informations-, Werbungs-, Referenz- und Anschauungsmaterial sowohl auf Veranstaltungen, Messen als auch auf den Webseiten, Social-Media-Kanälen, Bild-Datenbanken, Printmedien, Plakaten, Bewegtbildangeboten und sonstigen Medien oder der Presse. Sofern durch Sie als Vertragspartei uns die Nutzungs- & Veröffentlichungsrechte gewährt wurden, dient die Veröffentlichung der werbewirksamen Außendarstellung unseres Unternehmens im Internet. Der Veröffentlichungszeitraum sowie die Zielpräsenzen werden dem Betroffenen im Rahmen in der Veröffentlichungsoption im Vertrag mitgeteilt.

KATEGORIEN & QUELLEN PERSONENBEZOGENER DATEN

Wir verarbeiten nur solche Kontakt-Daten, die mit der Vertragsbegründung bzw. den vorvertraglichen Maßnahmen in Zusammenhang stehen. Dies können allgemeine Daten zur Person bzw. Personen des Unternehmens sein (Name, Anschrift, Kontaktdaten, Alter, besonderes Datum,  etc.) sowie ggf. weitere Bild-, Ton- & Film-Daten, die uns im Rahmen der Begründung des Vertrags übermittelt werden oder die bei der Erfüllung unserer vertraglicher Zwecke durch uns oder einem beauftragten Dienstleister entstehen. Soweit sich aus Ton- & Bild- oder Film-Daten Hinweise auf ethnische Herkunft, Religion, Standort oder Gesundheit ergeben (z.B. Hautfarbe, Kopfbedeckung, Brille, Behinderung), verarbeiten wir auch diese.

DAUER DER DATENSPEICHERUNG

Soweit erforderlich verarbeiten und speichern wir  personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung bzw. zur Erfüllung vertraglicher Zwecke. Dies umfasst u. a. auch die Anbahnung und die Abwicklung eines Vertrages und Pflichten oder zur Ausübung bzw. Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.

Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgeschriebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre. Schließlich richtet sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die z. B. nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.

Bild- Ton- & Film-Daten werden vorbehaltlich eines Widerrufs der Einwilligung des/der Betroffenen auf unbestimmte Zeit zweckgebunden gespeichert nach 10 (fünfzehn) Jahren gelöscht, sobald sie für den Zweck ihrer Verarbeitung, Rechte-Wahrung und Vermarktung nicht mehr erforderlich sind, soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht und sofern diese unter unserer Kenntnis gespeichert, verarbeitet und verbreitet werden.

EMPFÄNGER DER DATEN /

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an die Bereiche und Personen weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zur Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen.  Ihre personenbezogenen Daten werden in unserem Auftrag auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO verarbeitet. In diesen Fällen stellen wir sicher, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO erfolgt. Die Kategorien von Empfängern sind in diesem Fall Anbieter von Internetdienstanbieter sowie Anbieter von Mitarbeitermanagementsystemen und -software.

Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Unternehmens erfolgt ansonsten nur, soweit gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, die Weitergabe zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist oder uns Ihre Einwilligung vorliegt. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. sein: Buchhalter, Steuerberater, Öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Staatsanwaltschaft, Polizei, Aufsichtsbehörden, Finanzamt) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung, Empfänger, an die die Weitergabe zur Vertragsbegründung oder -erfüllung unmittelbar erforderlich ist, wie z.B. Dienstleister für Versand (Post), Printprodukte (Flyer, Abzüge, Alben ...), Datentransfers (z. B. Online-Galerien …), Web+Print-Gestaltung (Werbe- & Designagenturen), Foto-Datenbanken (iStock, Fotolia, etc. ), Presse & Redaktionen und international operierende Social Media-Anbieter (Facebook, Instagram, Twitter, Pinterest …) sowie Foto-Datenbanken. Sofern die Dienstleistung externer Dienstleister (Fotograf, Videograf … ) in Anspruch genommen wurde, erhalten wir von diesem/n die Bild-, Ton und/oder Film-Aufnahmen.